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Redacción de Cartas
Cómo Redactar una Carta | Tipos y Modelos de Cartas
La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.
La Redacción de Cartas debe estar siempre en manos de profesionales de la comunicación, o al menos supervisada por ellos. Nadie que reciba una carta mal redactada de su empresa, confiará en sus servicios, porque percibirá una imagen de baja calidad y servicios poco cuidados.
Enviar cartas bien redactadas le brindará mejores chances de éxito en los negocios. Tal vez usted ha tratado de comunicar un mensaje importante y se dio cuenta de que no puede expresarse de forma elocuente ni dinámica. Posiblemente usted quería redactar una carta de disculpa, una carta de queja o una carta para ofrecer sus servicios a otra compañía, y simplemente no pudo hacerlo. Al menos no de la manera correcta.
Partes de una Carta | Cuáles son las Partes que componen una Carta
Es muy importante respetar las Partes de una Carta, principalmente cuando hablamos de una carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte de un convencionalismo que facilita la lectura y comprensión. El lector entrenado y educado sabrá distinguir e interpretar con rapidez cada una de las partes de una carta, pudiendo también responder la carta con rapidez y siguiendo el mismo criterio; es decir, respetando la misma estructura y partes que componen la carta. Repasemos a continuación cuáles son esas partes que componen una carta formal o comercial:
¿Cuáles son las Partes de una Carta?
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de estos. Además, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dados los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
A continuación le presentamos un ejemplo para que usted pueda distinguir las Partes de la Carta:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, por lo cual esperamos contar con su presencia.
Saludo a usted atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
¿Cómo se redacta una carta? ¿Cuáles son sus partes? ¿Qué tipos hay?
Creer que redactar una carta es cosa sencilla está muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan fácil. No cabe duda de que una carta que reúna los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo".
Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa...
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "... puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..."
Normas para la redacción de cartas
1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
- Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.
La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector. Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.
Normas para contestar una carta
1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa.
7. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted desea.
La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.
La Redacción de Cartas debe estar siempre en manos de profesionales de la comunicación, o al menos supervisada por ellos. Nadie que reciba una carta mal redactada de su empresa, confiará en sus servicios, porque percibirá una imagen de baja calidad y servicios poco cuidados.
Enviar cartas bien redactadas le brindará mejores chances de éxito en los negocios. Tal vez usted ha tratado de comunicar un mensaje importante y se dio cuenta de que no puede expresarse de forma elocuente ni dinámica. Posiblemente usted quería redactar una carta de disculpa, una carta de queja o una carta para ofrecer sus servicios a otra compañía, y simplemente no pudo hacerlo. Al menos no de la manera correcta.
Partes de una Carta | Cuáles son las Partes que componen una Carta
Es muy importante respetar las Partes de una Carta, principalmente cuando hablamos de una carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte de un convencionalismo que facilita la lectura y comprensión. El lector entrenado y educado sabrá distinguir e interpretar con rapidez cada una de las partes de una carta, pudiendo también responder la carta con rapidez y siguiendo el mismo criterio; es decir, respetando la misma estructura y partes que componen la carta. Repasemos a continuación cuáles son esas partes que componen una carta formal o comercial:
¿Cuáles son las Partes de una Carta?
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de estos. Además, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dados los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
A continuación le presentamos un ejemplo para que usted pueda distinguir las Partes de la Carta:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, por lo cual esperamos contar con su presencia.
Saludo a usted atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
¿Cómo se redacta una carta? ¿Cuáles son sus partes? ¿Qué tipos hay?
Creer que redactar una carta es cosa sencilla está muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan fácil. No cabe duda de que una carta que reúna los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo".
Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa...
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "... puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo..."
Normas para la redacción de cartas
1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
- Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.
La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector. Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.
Normas para contestar una carta
1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa.
7. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted desea.
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