FUNCIONES EN EXCEL

Qué son funciones?
Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos tipos de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de función después del igual. Las funciones básicas son las que se aplican con mayor frecuencia.

Generalmente la sintaxis de una función es:
=nombre de función (parámetros).

Las funciones de Excel se clasifican por tipos y podemos citar:
1. Financieras
2. Lógicas
3. Fecha y hora
4. Búsqueda y referencia
5. Matemáticas y trigonométricas
6. Usadas recientemente

Funciones Condicionales

Es una función que sirve para obtener resultados o realizar cálculos donde se debe evaluar una situación que puede tener sólo una de diversas soluciones. El nombre de esta función es SI.

Excel permite combinar la función SI en 3 tipos de condicionales, según se requiera :

* Simple
* Anidada
* Compleja


Elementos de las funciones lógicas
Las funciones se encuentran constituidas por los siguientes elementos:

1. Una condición (condiciones): Las(s) cual(es) permite(n) evaluar el contenido de las celdas.
2. Un valor verdadero: Parte de la condición que se cumple.
3. Un valor falso: Parte de la condición que no se cumple.
4. Comillas: Se ingresan únicamente para el texto que deba incluirse dentro de la fórmula. Si no se ingresan, se generan errores de sintaxis.

Sintaxis de las funciones lógicas
=Si(condición lógica, “Valor verdadero”; “Valor falso”)

Condición Lógica Simple:
Es aquella que tiene un solo SI en su sintaxis.

Condición Lógica Anidada:
Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis.

Condición Lógica Compleja:
Es aquella donde se hacen uso de operadores lógicos Y-O respectivamente.

Función Y:
Se utiliza para cuando la información que se va evaluar, deba cumplir dos condiciones de forma forzosa y simultánea, dado que la Y es incluyente.

Sintaxis de la función Y

=Si (Y (Ubicación de celda - equivalencias - primer condición - ; o , Ubicación de celda - equivalencias - segunda condición); o , “valor verdadero” ; o , “valor falso”).

=SI(Y(D4>=1;D4<=15);"Niño";SI(Y(D4>15;D4<=25);"Adolescente";SI(Y(D4>25;D4<=60);"Adulto";SI(Y(D4>60;D4<80 adulto="" style="font-weight: bold;">
Función O

Se utiliza para evaluar información en donde no necesariamente se deban cumplir todas las condiciones establecidas, dado que la O es excluyente.

De forma tal que si se establecieran tres o cuatro condiciones, con sólo que se cumpla una de ellas, el resultado a obtener será la asignación del valor verdadero a la celda correspondiente.

Sintaxis de la función O.
=Si (O (Ubicación de celda - equivalencias - primer condición ; o , Ubicación de celda - equivalencias - segunda condición); o , “valor verdadero” ; o , “valor falso”).

=Si(O(C4="Saprissa";C4="Alajuela");30000;SI(O(C4="Heredia";C4="Cartago");20000;SI(O(C4="Pérez Zeledón";C4="Brujas");10000;5000))).

Como Hablar en Público

Normas para Hablar en Público

1. Hablar en Público
Tener claro el objetivo de la intervención.
Establecer una comunicación efectiva.
Ensayar la forma en la que se va a exponer.
Conseguir que el público se interese.
Hay que saber exponer de una manera atractiva.
Estar pendiente no sólo de lo que se dice, sino de cómo se dice.

2. Miedo a hablar en público.
El público no es el enemigo.
Miedo es irracional: no obedece a motivos lógicos.
Miedo racional: obedece a situaciones adversas que pueden presentarse.
Tomar medidas para reducir al mínimo las posibilidades de que estas situaciones se produzcan.
La mejor forma de combatir el miedo es con una adecuada preparación.
Pensar en positivo.
Nunca se debe recurrir es a tomar pastillas o un par de "copitas“.

3. Preparación de la intervención
El discurso tiene que ser apropiado para el público.
Hay que tener muy claro el motivo de la intervención.
Según el tema el estilo del discurso debe variar.
El lugar del acto imprime también carácter.
Tiempo de la intervención.

4. Estilo de la intervención
En función del motivo de la intervención, del objetivo que se pretende conseguir, del público asistente, etc.
Ajustar la intervención a las características de cada ocasión.
La forma de vestir es determinada por el tipo de acto .
Un toque de humor, sabiamente administrado.
Características que definen el estilo:
Formal o informal
Serio o desenfadado
Sobrio o entusiasta
Cercano o distante
Riguroso o generalista
Monólogo o participativo
Con apoyo visual (proyector) o no

5. Público
Captar su interés y atención.
No hay que ver al público como al enemigo.
Hay que preparar el discurso en función del público.
Utilizando un lenguaje apropiado, comprensible.
Grupo homogéneo o no.
Informarse del número previsto de asistentes

6. Lugar de la intervención
El lugar imprime al acto su propia identidad.
Debe conocer el lugar.
Permite anticipar cualquier eventualidad y estar preparado.


7. Duración de la intervención
Ajustarse a un tiempo algo inferior al que uno tiene previsto.
Es preferible quedarse corto que sobrepasar.
Llevar preparado material adicional .
Identificadas partes del discurso que se puedan omitir.
Controlar el tiempo.
Preparar fichas.
No debe hacer bajo ningún concepto es tratar de "rellenar“.

8. Discurso
Tener claro cuál es su objetivo.
Definir el tema de la exposición.
Determinar la idea clave que se quiere transmitir.
Argumentos en los que apoyarla.
El discurso se estructura en tres:

• Introducción.
• Desarrollo
• Conclusión

Lenguaje claro y directo.
Ir "al grano“.

9. Idea clave
Centrarse en un solo mensaje que quede claro.
Ser muy conciso, evitar la dispersión.
Se expresa en la introducción.
Se argumentará durante el desarrollo
Se destacará nuevamente en la conclusión.

10. Introducción
Parte fundamental del discurso.
Captar la atención del público.
La presentación tiene que ser breve.
Debe quedar claro el asunto que se va a abordar y la opinión del orador sobre el mismo.

11. Desarrollo
Exponen los argumentos principales.
No extenderse más allá de lo necesario.
Debe ser ágil.
Medios de apoyo

12. Conclusión
Recordatorio del tema tratado, del punto de vista y de los argumentos.
Debe ser breve.
Recalcarle al público el punto central de la exposición.
Espacio para las preguntas y aclaración de dudas.
Nada de payasadas al final.

13. Ensayo
No dejar nada al azar.
Permite dominar la actuación.
Ensayar implica:
Leer el discurso en voz alta.
Exponer el discurso.
Practicar la voz, los silencios, las miradas, los movimientos, las manos, los gestos de la cara, etc.
Ser capaz de mostrar serenidad, transmitir entusiasmo, saber enfatizar, mostrarse convincente, etc.
Permite detectar fallos.

14. Día del Acto.
Debe ser un día relajado.
Se debe controlar el tiempo de antemano.
Comprobar que todo está en orden.

15. Presentación.
El responsable de conducir el acto se encarga de presentar al orador, aportando algunos datos básicos de su biografía. (sin exageraciones).
Si nadie introduce al orador, él mismo tendrá que hacerlo.
Se presentará aportando algunos datos básicos.

16. Intervención
Exponer de manera convincente unas ideas.
Llegar al público de la manera más directa.
Mantener la emoción y la atención del público.
Utilizar un leguaje verbal y corporal correctos.
Proyectar una imagen de profesionalidad, de desenvoltura, de dominio de la materia, etc.
El silencio se debe utilizar de forma consciente.
Se debe actuar con naturalidad.
Cosas que el orador debe tener disponible: Vaso de agua, Reloj y Pañuelo.

17. La voz.
Cuidar la voz.
Conocer su voz, Oírse en una grabación.
Dominar la voz .
Hay que saber modular la voz: subir y bajar el volumen, cambiar el ritmo, acentuar las palabras.
Saber manejar el micrófono.

18. Lenguaje.
Lenguaje apropiado para el público al que uno se dirige.
No se deben utilizar términos y expresiones que no se puedan entender.
Evitar utilizar palabras extranjeras ( pronunciarlas correctamente).
Hay que evitar emplear “muletillas“.
El lenguaje debe ser preciso y directo.

19. Mirada.
Conexión entre la persona que habla y la audiencia.
Hay que tratar de abarcar con la mirada toda la sala, tratando de dar cobertura a toda la audiencia.
Mientras alguien formule una pregunta se le dirigirá la mirada, pero cuando se responda se mirará a toda la audiencia

20. Lenguaje Corporal.
Transmite también mensajes.
Utilizar el lenguaje corporal en sentido positivo.
Moverse por el escenario, no quedarse inmóvil, pero controlando los movimientos, se rompe la monotonía y ayuda a captar la atención del público.

21. Imagen.
Proyectar una imagen positiva.
El orador debe vestir de forma apropiada para la ocasión.
Tiene que sentirse cómodo con su apariencia.
Evitar todo exceso.

22. Medios de apoyo visual
Se puede apoyar utilizando distintos medios visuales: pizarra, transparencia, pantalla del ordenador, etc.
Sirven para:

• Captar la atención del público
• Facilitan la comprensión.
• Enriquecen la presentación.
• Ayudan a transmitir una imagen de profesionalidad.
• Dan seguridad al orador.
• Se utilizan para clarificar y hacer más comprensible la exposición

Se deben utilizar imágenes con colores: permiten resaltar lo más relevante, remarcar las diferencias y hacen que la imagen resulte más atractiva.
El material de apoyo debe ser un apoyo al discurso, y no convertirse en la base de la presentación.
No pueden restar protagonismo al orador.

23. Fichas de Apoyo.
Recoge los puntos que uno quiere tratar.
Permite desarrollar el discurso sobre la marcha.
Utilizar letra grande, clara, que sea fácil de leer.
Recogiendo palabras claves, ideas básicas.
Se escribirán por una sola cara.
Las fichas se dispondrán de manera ordenada e irán numeradas.
No hay que esconder las fichas de apoyo.
Aunque se preparen fichas de apoyo para la introducción y la conclusión, habría que tratar de no tener que recurrir a ellas.

24. Captar la atención del público.
Se debe tratar de acercar el discurso a la audiencia, de romper distancias.
Tiene que intentar ganarse al público.
Al público se le gana con amabilidad y simpatía.
Introducir en el discurso toques finos de humor.
Dándole participación.
El orador deberá estar permanentemente vigilante de la reacción del público.

25. Flexibilidad e improvisación
Se le pueden ocurrir ideas nuevas, acordarse de anécdotas curiosas, etc.
Tiene que ser capaz de reaccionar con agilidad ante imprevistos.
Lo importante sobre todo es no perder la calma y no alterarse.

26. Reacción del público.
Estar atento a cómo reacciona el público.
Reaccionar con prontitud a la perdida de interés.
No debe extenderse innecesariamente.
Hay que darle al público la oportunidad de que exponga sus planteamientos.
Evitar las discusiones sin sentido.
Aceptar la criticas aunque no se compartan.


27. Situaciones difíciles
Indicar que deben esperar el turno de preguntas para exponer su punto de vista.
Estar dispuesto a aceptar críticas.
No admitir faltas de respeto.
Mantener la calma y la educación, evitando responder con ironía o desprecio.
Se puede pedir que abandone el lugar o se puede suspender momentáneamente o permanentemente la exposición.

28. Preguntas y respuestas
Se enriquece la intervención, consigue involucrar más a la audiencia y transmite una imagen de seguridad, de dominio de la materia.
Hay que evitar que unas pocas personas monopolicen el turno de preguntas.
Las preguntas se deben contestar con claridad, con precisión, evitando divagar.
Lo que no puede hacer bajo ningún concepto es inventarse la respuesta .

29. Debate.
Se puede organizar un debate entre el público asistente para analizar el tema tratado.
Todos pueden participar exponiendo sus puntos de vista.
Se debe de moderar y controlar el tiempo.

30. Críticas.
Resulta útil pedir la opinión de los asistentes sobre cómo ha resultado la intervención.
Buscar opiniones sinceras, objetivas (puntos fuertes y que necesiten ser mejorados).
Hay que ser riguroso en el análisis.
Si se emplean medios de apoyo visuales hay que valorar como han resultado.